- INTRODUCCIÓN:
En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho fundamental que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se haya recolectado en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales; la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, el Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones; Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P., con NIT. 900.222.346-0, domiciliada en Bogotá D.C., en el Edificio Capital Tower carrera 24 No. 51-40 piso 7 y 11, adopta la siguiente política:
- DEFINICIONES:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso a la Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que sé pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
- Dato Publico: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de Servidor Público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
- Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
- Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular, cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto del tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- III FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS.
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P., como responsable y encargada del tratamiento de datos personales podrá recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y disponer los datos personales que sean suministrados, y que se encuentren almacenados en bases de datos, archivos físicos y/o electrónicos.
Esta información será utilizada por las distintas dependencias de la entidad en el marco del cumplimiento de sus funciones legales, contractuales y misionales como empresa de servicios públicos domiciliarios.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, se entiende que el titular otorga su autorización de manera expresa para que la entidad continúe realizando el tratamiento de sus datos personales, salvo que manifieste lo contrario de forma clara, expresa, inequívoca y por escrito, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en la que tuvo conocimiento de esta política de tratamiento.
IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tratados por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P., tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de autorización otorgada a Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P., en su condición de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10de la Ley 1581 de 2012
- Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
V. DEBERES DE EMPRESAS PÚBLICAS DE CUNDINAMARCA S.A. E.S.P.:
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P., en su calidad de responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, está obligada a cumplir con los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulen la materia. En consecuencia, deberá observar las siguientes obligaciones:
- Deberes frente al titular de los datos personales:
- Informar de manera clara y expresa al titular la finalidad del tratamiento de sus datos personales, así como los derechos que le asisten en virtud de la ley.
- Atender de forma oportuna y eficaz las peticiones, quejas y reclamos presentados por los titulares relacionados con el tratamiento de sus datos personales.
- Garantizar condiciones de seguridad, confidencialidad, veracidad y calidad respecto de la información recolectada.
- Realizar la actualización y rectificación de los datos personales cuando así se requiera, en los términos establecidos por la normativa aplicable.
- Deberes cuando actúe como encargado del tratamiento de datos personales.
- Verificar que el responsable del tratamiento cuente con la debida autorización del titular para suministrar los datos personales.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el ejercicio pleno y efectivo del derecho fundamental del hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular, cuando aplique.
- Conservar la información bajo las medidas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar de manera oportuna la actualización rectificación y supresión de los datos conforme a lo solicitado por el titular o por el responsable del tratamiento.
- Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares, en los términos señalados en la presente política.
- Deberes cuando se realiza el tratamiento por medio de un encargado:
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012.
- Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales autorizados por el titular para su tratamiento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Comunicar de forma oportuna al encargado todas las novedades sobre los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para mantener dicha información actualizada.
ALMACENAMIENTO DE DATOS.
Los datos personales recolectados y tratados por Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P., serán almacenados en las bases de datos físicas o electrónicas, bajo medidas de seguridad que garanticen su integridad, confidencialidad y disponibilidad. La conservación de los datos se hará por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento, o mientras exista una obligación legal o contractual que lo justifique.
La ley exceptúa del régimen de protección los archivos y las bases de datos pertinentes al ámbito personal o doméstico; los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacional, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, los de información periodística y otros contenidos editoriales, los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y provenientes de terceros países) y los resguardados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).
El incumplimiento de las políticas de tratamiento de la información acarreara las sanciones contempladas en el Código Único Disciplinario y demás normas correspondientes.
JORGE ENRIQUE MACHUCA LÓPEZ
Gerente
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P.
Proyecto: Nelson Javier Tussó Macias/Contratista Dirección Servicio al Cliente
Reviso: Erika Lizeth Moreno Bohórquez/Profesional de apoyo Dirección Jurídica
Reviso y aprobó: Miller Cometa/Director de Servicio al Cliente
Reviso y aprobó: Héctor Gabriel Camelo Ramírez/Director Jurídico
